2023
Zarządzanie czasem
Argenta Kariera
Zarządzanie czasem to proces planowania i kontrolowania, ile czasu należy poświęcić na określone czynności. Dobre zarządzanie czasem umożliwia jednostce ukończenie większej liczby zadań w krótszym czasie, zmniejsza stres i prowadzi do sukcesu zawodowego.
Korzyści z zarządzania czasem
Ważna jest umiejętność efektywnego zarządzania czasem. Dobre zarządzanie czasem prowadzi do poprawy wydajności i produktywności, mniejszego stresu i większego sukcesu w życiu. Oto kilka korzyści płynących z efektywnego zarządzania czasem:
1. Relaks
Tworzenie i przestrzeganie harmonogramu zadań zmniejsza niepokój. Odhaczając pozycje na liście „do zrobienia”, możesz zobaczyć, że robisz namacalne postępy. Pomaga to uniknąć stresu związanego z martwieniem się, czy wykonujesz zadania.
2. Więcej czasu
Dobre zarządzanie czasem daje dodatkowy czas na codzienne życie. Ludzie, którzy potrafią efektywnie zarządzać czasem, cieszą się, że mają więcej czasu na hobby lub inne osobiste zajęcia.
3. Więcej możliwości
Dobre zarządzanie czasem prowadzi do większej liczby możliwości i mniejszej ilości czasu marnowanego na trywialne czynności. Dobre umiejętności zarządzania czasem to kluczowe cechy, których poszukują pracodawcy. Umiejętność ustalania priorytetów i planowania pracy jest niezwykle pożądana w każdej organizacji .
4. Zdolność do realizacji celów
Osoby, które praktykują dobre zarządzanie czasem, są w stanie lepiej osiągać cele i cele i robić to w krótszym czasie.
Lista porad dotyczących efektywnego zarządzania czasem
Po rozważeniu korzyści płynących z zarządzania czasem, przyjrzyjmy się kilku sposobom efektywnego zarządzania czasem:
1. Ustaw poprawnie cele
Stawiaj sobie cele, które są osiągalne i mierzalne. Przy ustalaniu celów stosuj metodę SMART. Zasadniczo upewnij się, że wyznaczone cele są konkretne , wymierne , osiągalne , istotne i terminowe .
2. Mądrze ustalaj priorytety
Zaplanuj zadania na podstawie ważności i pilności. Na przykład spójrz na swoje codzienne zadania i określ, które z nich są:
- Ważne i pilne: Wykonaj te zadania od razu.
- Ważne, ale nie pilne: Zdecyduj, kiedy wykonać te zadania.
- Pilne, ale nie ważne: Deleguj te zadania, jeśli to możliwe.
- Nieważne i niepilne: odłóż je na później.
3. Ustaw limit czasu na wykonanie zadania
Ustalenie ograniczeń czasowych na wykonanie zadań pomaga być bardziej skoncentrowanym i wydajnym. Podjęcie niewielkiego dodatkowego wysiłku w celu ustalenia, ile czasu należy przeznaczyć na każde zadanie, może również pomóc w rozpoznaniu potencjalnych problemów, zanim się pojawią. W ten sposób możesz zaplanować radzenie sobie z nimi.
Załóżmy na przykład, że musisz przygotować pięć raportów na czas na spotkanie. Jednak zdajesz sobie sprawę, że w czasie pozostałym do spotkania będziesz w stanie wykonać tylko cztery z nich. Jeśli dowiesz się o tym z dużym wyprzedzeniem, możesz łatwo zlecić napisanie jednej z recenzji komuś innemu. Jeśli jednak nie zadałeś sobie trudu, aby wcześniej sprawdzić swoje zadania, mógłbyś nie zdawać sobie sprawy z problemu z czasem dopiero na godzinę przed spotkaniem. W tym momencie może być znacznie trudniej znaleźć kogoś, komu można powierzyć jedną z recenzji, a także trudniej dopasować zadanie do swojego dnia.
4. Rób przerwy między zadaniami
Kiedy wykonujesz wiele zadań bez przerwy, trudniej jest zachować koncentrację i motywację. Pozwól sobie na trochę przestojów między zadaniami, aby oczyścić głowę i odświeżyć się. Rozważ krótką drzemkę, krótki spacer lub medytację.
5. Zorganizuj się
Wykorzystaj swój kalendarz do bardziej długoterminowego zarządzania czasem. Zapisz terminy projektów lub zadań, które są częścią realizacji całego projektu. Zastanów się, które dni najlepiej poświęcić na konkretne zadania. Na przykład może być konieczne zaplanowanie spotkania w celu omówienia przepływu środków pieniężnych w dniu, w którym wiadomo, że dyrektor finansowy firmy jest dostępny.
6. Usuń nieistotne zadania/czynności
Ważne jest, aby usunąć nadmiar czynności lub zadań. Określ, co jest ważne i co zasługuje na Twój czas. Usunięcie nieistotnych zadań/działań uwalnia więcej czasu, który możesz poświęcić na naprawdę ważne rzeczy.
7. Planuj z wyprzedzeniem
Upewnij się, że zaczynasz każdy dzień z jasnym wyobrażeniem o tym, co musisz zrobić – co należy zrobić TEGO DNIA. Zastanów się nad wyrobieniem sobie nawyku, aby pod koniec każdego dnia roboczego spisać listę „do zrobienia” na następny dzień roboczy. W ten sposób możesz ruszyć w drogę następnego ranka.
Konsekwencje złego zarządzania czasem
Zastanówmy się też nad konsekwencjami złego zarządzania czasem.
1. Słaby przepływ pracy
Niezdolność do planowania z wyprzedzeniem i trzymania się celów oznacza słabą efektywność. Na przykład, jeśli do wykonania jest kilka ważnych zadań, skutecznym planem byłoby wykonanie powiązanych zadań razem lub po kolei. Jeśli jednak nie planujesz z wyprzedzeniem, może się okazać, że będziesz musiał skakać w tę iz powrotem lub cofać się podczas wykonywania swojej pracy. Przekłada się to na zmniejszoną wydajność i niższą produktywność.
2. Zmarnowany czas
Złe zarządzanie czasem skutkuje stratą czasu. Na przykład rozmawiając ze znajomymi w mediach społecznościowych podczas wykonywania zadania, rozpraszasz się i marnujesz czas.
3. Utrata kontroli
Nie wiedząc, jakie jest następne zadanie, cierpisz z powodu utraty kontroli nad swoim życiem. Może to przyczynić się do wyższego poziomu stresu i niepokoju.
4. Niska jakość pracy
Złe zarządzanie czasem zwykle obniża jakość Twojej pracy. Na przykład konieczność pośpiechu w celu wykonania zadań w ostatniej chwili zwykle obniża jakość.
5. Zła reputacja
Jeśli klienci lub pracodawca nie mogą polegać na terminowej realizacji zadań, ich oczekiwania i sposób postrzegania Ciebie ulegną pogorszeniu. Jeśli klient nie może polegać na tobie, że zrobisz coś na czas, prawdopodobnie przeniesie swoją działalność gdzie indziej.
